Menu

Terug naar Actualiteit >Ben jij al mee met GDPR?

Alle regio's
Alle sectoren

GDPR, je hebt deze afkorting waarschijnlijk al ergens gelezen en misschien weet je ook dat het te maken heeft met de nieuwe privacywetgeving. Maar hoe moet je daar als land- of tuinbouwer mee omgaan? Kris Vansteenbeeck van KBC legt uit wat GDPR inhoudt. Betty Van Eyken staat klaar om Boerenbondleden te adviseren.

 


© Nele Kempeneers

 © KBC

Betty Van Eyken

Kris Vansteenbeeck, KBC

'Boerenbond wil zijn leden
zo goed mogelijk bijstaan
met praktisch advies'
'Het belangrijkste is dat je
kunt aantonen dat je met
beveiliging van
persoonsgegevens
bezig bent'

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De afkorting GDPR duikt de laatste tijd vaak op. Waarvoor staat die precies en waarom is deze materie plots zo vaak onder de aandacht?
Kris: “GDPR staat voor General Data Protection Regulation, een nieuwe wet die op 25 mei officieel van kracht wordt en die de rechten van de persoon die zijn gegevens deelt, beter beschermt.” We hadden natuurlijk al wel een wet rond de opslag en bescherming van persoonsgegevens, maar tot nu toe was die nationaal. GDPR is nieuwe, Europees overkoepelende wetgeving. Die was nodig omdat de nationale wetgevingen verouderd waren. Tegenwoordig wordt er immers met zoveel big data gewerkt en de veiligheid daarvan garanderen, is niet vanzelfsprekend.  

Onlangs kwam sociaalnetwerksite Facebook in opspraak voor de manier waarop ze omgaat met de gegevens van haar gebruikers. Moeten land- en tuinbouwers dezelfde behandeling verwachten van de controlediensten?
Kris: “De wetgeving is voor elk bedrijf van toepassing, maar de impact is veel groter voor bedrijven die massa- en/of gevoelige gegevensverwerking als hoofdactiviteit hebben. Ik veronderstel dat de focus van de controlediensten veeleer op die laatste groep van bedrijven zal liggen. Dat wil wel niet zeggen dat je je als kmo of land- en tuinbouwer niets van de nieuwe wet hoeft aan te trekken.”

Je verzorgde onder andere presentaties voor KBC, waarin je zelfstandigen informeerde over GDPR. Welke vragen kreeg je het meest voorgeschoteld?
Kris: “Mensen vroegen zich vooral af of ze nog wel een commerciële mailing naar hun klanten mogen doen en of hun manier van zakendoen niet in het gedrang komt. Ik kan hen geruststellen. GDPR en zakendoen werken elkaar absoluut niet tegen. Het gaat er vooral om je klanten goed te informeren over wat je met hun gegevens doet. Een andere vraag die ik vaak krijg, is wat er bedoeld wordt met de ‘redelijke bewaartermijn’ waarin je klantgegevens mag bijhouden nadat klanten een aankoop hebben gedaan. Daar kan ik geen vaste regel op plakken. Belangrijk is gewoon dat je die termijn kunt motiveren.”

Dat lijkt erg vaag. Hoe zit dat dan concreet voor onze land- en tuinbouwers?
Kris: “Verkoop je bijvoorbeeld een wasmachine, dan is het redelijk om de klant af en toe te informeren tijdens de eerste jaren dat hij die machine gebruikt. Gaat het om een verbruiksgoed als een vleespakket, dan moet je er misschien over nadenken of het te verdedigen is dat je die klant nog contacteert jaren na zijn laatste aankoop.”

Betty: “Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor land- of tuinbouwbedrijven die gegevens bijhouden van seizoenarbeiders. Je houdt die gegevens natuurlijk graag bij tot volgend jaar, om de werknemers opnieuw te contacteren. Maar het is beter om ze niet onnodig lang bij te houden als die persoon geen intentie heeft om nog bij jou te komen werken. Je bekijkt de invulling van de wetgeving het best met gezond verstand. Dan kan je je keuzes ook verantwoorden bij een eventuele controle.”

Kris: “Vergeet ook niet dat je als een goede huisvader moet omgaan met de gegevens die je bewaart. Dat betekent dat je ze niet zonder de toestemming van de betrokken persoon mag delen met derden, tenzij dat vastligt in een contract. Dat geldt ook voor je buurman die een hoevewinkel gestart is en graag het adressenbestand wil gebruiken dat jij uitgebouwd hebt. Ook al doe je dat met goede bedoelingen, het is niet wettig om informatie ongevraagd te delen met anderen.”

Laten we de zaak ook eens omdraaien. Heel wat bedrijven leveren bijvoorbeeld aan de veiling. Die beschikt dan ook over hun gegevens. Wat zijn hun rechten?
Betty: “De redenering geldt inderdaad ook omgekeerd. Ook veilingen bijvoorbeeld zullen vanaf nu bewuster moeten omgaan met de gegevens van hun leveranciers. Het is dus waarschijnlijk dat in ons voorbeeld deze veiling binnenkort contact met je opneemt om toestemming te vragen voor het bewaren van je gegevens. Weet dat je dus niet enkel plichten hebt, maar ook rechten. Alles hangt af van het contract dat je met het bedrijf hebt. Een bedrijf dat gegevens bewaart in het kader van een aankoop hoeft hiervoor geen extra toestemming te vragen. Neem je nog na die bewaartermijn contact op met die persoon en wil je hem of haar commercieel benaderen, dan heb je toestemming nodig.”  

Wanneer bedrijven die aan thuisverkoop doen hun GDPR-beleid in overeenstemming willen brengen met de nieuwe wet, hoe beginnen ze daar dan aan?
Betty: “We willen bij Boerenbond onze leden zo goed mogelijk bijstaan met praktisch advies. Daarom hebben we op 27 maart al een webinar georganiseerd. Dat is een online-uitzending waarin we enkele praktische voorbeeldgevallen hebben uitgewerkt en waarbij mensen ook interactief vragen konden stellen. Daarnaast komt er op de Boerenbondwebsite ook een checklist, die je in enkele simpele stappen wegwijs maakt.”

Kris: “Evenmin als de meeste kmo’s hoef je als land- en tuinbouwer niet te panikeren. Het belangrijkste is dat je kunt aantonen dat je met de materie bezig bent. Een simpel Exceldocument en een privacy policy kunnen daarvoor al een goede basis zijn. Vermeld welke gegevens je bewaart, waarom en hoe lang. Daarnaast moet je het akkoord van de klant of werknemer vragen om zijn gegevens te mogen bewaren. Voldoe je aan die twee eisen, dan ben je al een heel eind op weg.”

Voorbeeldcase: SIERTELER MET SEIZOENARBEID

Peters Horti Trade-center

specialisatie: sierteelt

houdt vooral gegevens bij van (seizoen)arbeiders

Je let het best op met het bewaren van gegevens die gevoelig zijn zoals ras, geloofsovertuiging of vakbondslidmaatschap of politieke voorkeur. Het is uiteraard goed te verantwoorden dat je de contactgegevens van snoeiers of plukkers enkele jaren bijhoudt om hen na een jaar opnieuw te contacteren voor een tijdelijk contract, maar gebruik ook hier je gezond verstand. Heeft iemand al verscheidene keren laten merken geen interesse meer te hebben om bij jou te komen werken, hou die gegevens dan niet meer bij.