E-facturatie verplicht

De Europese Commisie werkt aan een reeks maatregelen om de huidige btw-regels in de Europese Unie te hervormen en te moderniseren. Een van die maatregelen is de introductie van de elektronische factuur (‘e-facturatie’). Tegen 2024 mogen Europese lidstaten e-invoicing verplichten zonder toestemming van het Europese parlement. Polen en Italië doen dit vandaag al. 
Kris Peeters, jurist Dienstverlening Boerenbond

Met elektronische facturen worden niet de facturen bedoeld die je via e-mail in pdf, Excel of Word aan klanten bezorgt. Een e-factuur is een digitaal bestand dat wordt opgemaakt in een gestructureerd elektronisch formaat, het XML-formaat (Extensible Markup Language). Op Europees niveau werd al in 2014 afgesproken dat deze XML een vaste structuur moet aanhouden: het UBL-formaat (Universal Business Language).

Vanaf wanneer en voor wie?
België heeft begin 2024 een wet aangenomen die e-facturatie vanaf 1 januari 2026 verplicht maakt tussen bedrijven (B2B). Hoewel Boerenbond had aangedrongen op een bedachtzame regeling die rekening houdt met de specifieke situatie in de land- en tuinbouw, werd deze verplichting voor iedereen ingevoerd. Ze geldt dus straks ook voor land- en tuinbouwbedrijven die gebruik maken van de forfaitaire btw-regeling.

Hoe werkt het en wat heb je nodig?
Om aan de slag te kunnen met e-facturatie heb je een aantal tools nodig. In eerste instantie moet je over een facturatiepakket beschikken om een factuur in het juiste elektronische formaat op te stellen. Eens je de factuur hebt opgesteld, moet je ze nog verzenden naar de klant. In België zullen die facturen moeten worden uitgewisseld via een speciaal netwerk: Peppol. Je software zal aansluiting maken op dat netwerk via een zogenaamd ‘access point’. Via dat toegangspunt zal je facturen kunnen verzenden en ontvangen. Tot slot zal je ook nog een documentenverwerkingstool moeten hebben. Daarmee kan je de elektronische facturen inlezen en verwerken in je boekhouding.

Wat moet ik nu doen?
Je zal ervoor moeten zorgen dat je over het juiste softwarepakket beschikt om je facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Als je al over een facturatiepakket beschikt, zal je bij je softwareleverancier moeten vragen in hoeverre de aansluiting op Peppol is ingebouwd of zal worden ingebouwd. Heel wat boekhoudkantoren en dienstverleners bereiden zich al volop voor op het nieuwe systeem en beschikken soms al over een systeem waarmee je als klant kan verzenden en ontvangen. Leg dus nu al de nodige contacten, zodat je voorbereid bent tegen 1 januari 2026.

Lees ook: E invoicing, het is tijd om de stap te zetten